Actualizado por última vez: 20 de diciembre de 2024
VELOCES CORP S.A.S., sociedad comercial identificada con el NIT 901.738.108-3, domiciliada en el Kilómetro 8 en la Vía que de Cali, conduce al municipio de Jamundí, ciudad de Cali, Valle del Cauca (en adelante “VELOCES”) en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios te informa que es responsable del Tratamiento de los Datos Personales que recolecta y para ello cuenta con una Política de Tratamiento de Datos Personales.
Los mecanismos a través de los cuales hacemos uso de tus datos personales son seguros y confidenciales, pues contamos con los medios físicos y tecnológicos idóneos para asegurar que son tratados de manera tal que se impida el acceso indeseado o no autorizado por parte de terceras personas y, en ese mismo orden, aseguramos la confidencialidad de los mismos.
Esta política es aplicable respecto de los datos personales que entregan los Titulares de la información directamente o terceros autorizados para el efecto a VELOCES por cualquier medio (verbal, página web o físico), y para aquellos que, a través de cualquier medio lícito, sean recaudados por VELOCES sin requerir de una autorización previa para su tratamiento.
En todas las actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales que se encuentran en las bases de datos del responsable, deben aplicarse integralmente los principios reconocidos por la ley y la jurisprudencia de la Corte Constitucional colombiana, siendo estos los siguientes:
Esta política fue elaborada teniendo en cuenta la legislación vigente en materia de Protección de Datos Personales, en particular la Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012, el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” y el artículo 2.2.2.25.1.1 sección 1 capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015.
Esta política es aplicable respecto de los datos personales que nos entregan los Titulares de la información directamente o Terceros autorizados a VELOCES, por cualquier medio (verbal, página web, plataforma digital o físico), y para aquellos que, a través de cualquier medio lícito, sean recaudados por VELOCES sin requerir de una autorización previa para su tratamiento.
Es posible que VELOCES realice el tratamiento de datos personales de naturaleza pública sin previa autorización de los Titulares, recopilados éstos de registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y/o sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas.
Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
A través de los diferentes canales de comunicación o de los documentos dispuestos para el efecto, por medio los cuales se realiza el proceso de selección y posteriormente se formaliza la vinculación laboral, se recolectan y almacenan datos personales de los funcionarios de VELOCES.
El tratamiento para los datos personales indispensables de candidatos, trabajadores y ex trabajadores estará enmarcado en el orden legal y en virtud de la condición de VELOCES y serán todos los necesarios para el cumplimiento de las obligaciones que posee como empleador.
La información objeto de tratamiento será utilizada, entre otras, para: i) Celebrar el contrato de trabajo y proceder con las afiliaciones al sistema de seguridad social integral y parafiscales, así como al fondo administrador de cesantías; ii) Cumplir con las obligaciones laborales legales y extralegales en el evento que existieran, derivadas del contrato de trabajo; iii) Efectuar reportes a autoridades administrativas, de policía y judiciales, cuando estas lo requieran; iv) Administración de beneficios; pago de nómina; reconocimiento de obligaciones legales, auditorías; reportes contables; análisis estadísticos; interacción con las entidades que manejan o llegaren a manejar el sistema general de seguridad social, entidades recaudadores de parafiscales, Ministerio de Trabajo, UGPP, Superintendencia de Salud, operador de la Planilla Integral de Liquidación de Aportes, Superintendencia de Industria y comercio, Junta Regional y Nacional de calificación de invalidez; capacitación y
formación; acceso a convenios con terceros; entre otros procesos propios de la administración de personal.; v) Realizar encuestas sociodemográficas con el fin de diseñar actividades y estrategias que resulten en beneficio de los funcionarios; vi) Desarrollo de capacitaciones; vii) Monitorear y utilizar las imágenes capturadas a través de los sistemas de video vigilancia instaladas en las instalaciones del Responsable con el fin de controlar y verificar el desarrollo y rendimiento de las actividades laborales, así como para llevar a cabo investigaciones administrativas y disciplinarias cuando a ello haya lugar; viii) Las demás relacionadas con los eventos en que la información puede ser susceptible de ser compartida.
La información suministrada por los trabajadores activos, incluyendo la de su grupo familiar y beneficiarios, permanecerá almacenada físicamente, en medios electrónicos o demás medios que se dispongan por el término que indiquen las normas laborales y contables.
La información suministrada por aspirantes o candidatos a ser trabajadores de VELOCES y que es recopilada en desarrollo del proceso de selección, tiene la finalidad de proceder con la i) verificación, comparación, evaluación de las competencias laborales y personales de los prospectos respecto de los criterios de selección de VELOCES; ii) programar entrevistas y aplicación de las pruebas a los aspirantes; evaluar directamente o por intermedio de terceros las pruebas de selección de los aspirantes; iii) informar los resultados generales del proceso de selección; iv) consultar y evaluar toda la información que sobre el aspirante al cargo se encuentre almacenada en las bases de datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituidas, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera.
La información que en vigencia de un vínculo laboral fue suministrada por ex trabajadores de VELOCES será conservada por esta en los términos de las normas aplicables en materia comercial, laboral y de riesgos laborales y gestión de la seguridad y salud en el trabajo y permanecerá almacenada físicamente, en medios electrónicos o demás medios que se dispongan.
A través de los diferentes canales de comunicación o de los documentos dispuestos para el efecto, por medio de los cuales se formaliza la vinculación de proveedores y contratistas, se recolectan y almacenan datos personales de los proveedores que prestan sus servicios a VELOCES Esta información es entregada directamente por el representante legal del proveedor, en caso de encontrarse constituido como una persona jurídica, y/o directamente por los Titulares de la información, y es tratada
conforme la presente Política, dentro del marco contextual de la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias, y bajo las siguientes finalidades:
o de seguridad legítimamente constituidas, de naturaleza estatal o privada, nacional
o extranjera, o cualquier base de datos comercial o de servicios que permita establecer de manera integral el comportamiento como proveedor, incluidas las consultas en las listas para la prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo, viii)atención de consultas de información, ix) realizar envío de correspondencia, correos electrónicos, redes sociales, mensajes a través de aplicaciones de mensajería instantánea, SMS, o contacto telefónico como actividad propia de la ejecución y/o cumplimiento de la relación contractual y/ o en desarrollo de actividades promocionales y de mercadeo, x) Gestionar el proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos de VELOCES, xi) emitir certificaciones relativas a la relación comercial entre el titular del dato y VELOCES, xii) entregar información a entes de inspección, vigilancia, control, regulatorio o auditores internos o externos, xiii) Realizar pagos por servicios prestados o productos vendidos por el proveedor, xiv) Elaborar invitaciones a cotizar, xv) conservarla para fines estadísticos e históricos y/o para cumplir con obligaciones legales en lo que a conservación de información y documentos se refiere y, xvi) realizar transmisión de datos a cualquier país dentro del marco de la relación comercial entre las PARTES.
A través de las diferentes herramientas tecnológicas, canales de comunicación y/o documentos dispuestos para la vinculación de los clientes de VELOCES, y en el normal desarrollo de sus operaciones, recolecta, almacena y en general realiza el tratamiento de los datos personales de quienes solicitan los servicios de VELOCES, así como de quienes se convierten en clientes, entregados éstos directamente por los Titulares de la información, y es tratada, conforme a la presente Política, dentro del marco contextual de la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias, y bajo las finalidades consagradas en las autorizaciones otorgadas para el efecto.
En desarrollo de sus actividades y labores comerciales, en determinados casos, los responsables hacen uso, recolectan y almacenan imágenes y/o fotografías
identificativas de los clientes, sin los cuales, de acuerdo con las políticas de riesgo que deben las entidades se hará imposible la prestación de los servicios. Lo anterior, con el fin de a) Dar cumplimiento a las políticas riesgo y seguridad de las entidades,
VELOCES no captura o trata datos de menores de edad. Sin embargo, en caso de llegar a hacerlo y en cumplimiento con las normas de protección de datos personales vigentes en Colombia, VELOCES brindará las garantías para que los menores de edad puedan ejercer su derecho a la libertad de expresión, libre desarrollo de la personalidad y a la información.
En ese sentido, en caso de que se deba obtener una información que verse sobre niños y niñas o menores de edad, ésta será facultativa de ser suministrada por parte de su representante legal o acudiente y VELOCES se reserva la posibilidad de poner en conocimiento de las autoridades situaciones que en su concepto puedan poner o pongan en peligro la integridad de un menor de edad.
A través de los diferentes sitios web y/o aplicaciones propias de los responsables, se recolecta, almacena y en general se realiza el tratamiento de los datos personales de quienes acceden a estas herramientas digitales, entregados éstos directamente por los Titulares de la información. Esta información es tratada conforme a la presente Política, dentro del marco contextual de la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias, y bajo las finalidades consagradas en las autorizaciones otorgadas para el efecto.
Así mismo, nuestros sitios web y/o aplicaciones permiten en muchas ocasiones compartir imágenes, fotografías, comentarios, artículos y blogs. Al subir este contenido se autoriza a VELOCES para presentarlo en su página de internet, redes sociales u otros medios de comunicación y utilizarlos como parte de campañas comerciales o de mercadeo dirigidas al público en general a través de distintos medios de comunicación.
VELOCES como parte de sus políticas de seguridad, monitoreo de sus actividades y controles de entrada y salida de sus oficinas, podrá realizar grabaciones de audio y video en sus oficinas y sitios comunes de sus instalaciones. Tales grabaciones realizadas mediante
Como se establece dentro de las finalidades para las cuales se recolecta y trata la información personal, VELOCES acudirá en ocasiones a personas naturales o jurídicas para que con su colaboración se puedan realizar adecuadamente todas las labores y se preste el mejor servicio a sus funcionarios, usuarios, clientes, proveedores y/o contratistas.
Eso implica en ocasiones la necesidad de que esos terceros tengan acceso a determinada información personal almacenada en las bases de datos de VELOCES, caso en el cual se velará porque:
VELOCES en desarrollo de alianzas de tipo comercial dentro de las que se incluye el ofrecimiento de los productos o servicios de VELOCES por parte de terceros, o el ofrecimiento de productos y servicios de terceros por parte su parte, previo acuerdo para el efecto, podrá recibir información personal recopilada de forma independiente por dichos terceros.
En estos casos VELOCES actuará como Encargado del tratamiento de la información, de tal manera que su actuación siempre estará basada en el convencimiento que esos terceros cuentan con las autorizaciones necesarias para utilizar la información con las finalidades para la cuales es entregada.
En caso de ejercicio de los derechos por parte del Titular de los datos personales suministrados por el tercero, VELOCES hará sus mejores esfuerzos por realizar el traslado de la solicitud a los Responsables correspondientes y porque se brinde una respuesta adecuada a las necesidades del peticionario sin hacerse responsable por el tratamiento de los datos efectuado por el tercero, el alcance de las autorizaciones otorgadas, ni por el contenido de las respuestas que se den a las solicitudes.
“La recepción de la información personal de terceras personas entregada por los clientes, usuarios solicitantes de servicios, proveedores o funcionarios de VELOCES debe estar precedida de las debidas autorizaciones por parte de los Titulares de la información.
De esta manera, VELOCES entiende que quien realiza entrega de información personal correspondiente a terceros, como es el caso de la entrega de información de personas que sirven de referencia personal o comercial, cuenta con todas las autorizaciones pertinentes para su tratamiento y en ese sentido libera a VELOCES de cualquier responsabilidad por el uso que le den a los datos personales de acuerdo con las finalidades para las cuales se le hace entrega de la información consistentes en actividades de validación de identidad, conocimiento del cliente y posteriores labores de localización o actualización de la información de los clientes. La información de las referencias podrá ser utilizada por parte de la entidad con fines de actualización o localización, pero de ninguna manera para actividades que impliquen la cobranza de obligaciones de los clientes.
VELOCES realiza el Tratamiento de la información personal con el principal objetivo de cumplir con sus funciones, actuando siempre de acuerdo a la presente Política y a lo dispuesto las autorizaciones otorgadas de forma previa y expresa por los Titulares de la información.
La información personal será tratada por VELOCES de acuerdo con las siguientes finalidades:
En cada uno de los casos podrá darse uso a la información del titular para realizar el trámite de peticiones, quejas y reclamos, así como para atender requerimientos presentados por autoridades en ejercicio de sus funciones.
Para llevar a cabo las anteriores finalidades, los Responsables pueden recolectar, usar, compartir y almacenar la información personal de los Titulares, siendo esta la relacionada con:
En todo caso, de ser necesario, al momento de recolección de datos personales las finalidades para el Tratamiento específico serán informadas al Titular de forma previa al otorgamiento de su autorización.
La recepción de la información personal de terceras personas entregada por los clientes, usuarios solicitantes de servicios, proveedores o funcionarios de VELOCES debe estar precedida de las debidas autorizaciones por parte de los Titulares de la información.
De esta manera, VELOCES entiende que quienes realizan entrega de información personal correspondiente a terceros, como es el caso de la entrega de personas que sirven de referencia personal o comercial, cuentan con todas las autorizaciones pertinentes para su tratamiento y en ese sentido liberan a VELOCES de cualquier responsabilidad por el uso que le den a los datos personales de acuerdo con las finalidades para las cuales se le hace entrega de la información.
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de VELOCES requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.
Para estos efectos cada uno de los Responsables que pretenda realizar el tratamiento de la información de los titulares estará obligada a contar con autorizaciones propias, autónomas e independientes.
En todo caso, el tratamiento de los datos personales que no requieran de una autorización previa se realizará en cumplimiento de todas las disposiciones contenidas en la presente ley.
Los titulares de los datos personales tratados por VELOCES tienen derecho a:
Para el ejercicio de estos derechos, el Titular podrá contactarse con VELOCES a través de comunicación escrita dirigida a nuestra área de atención al cliente, a la dirección Carrera 65 # 5 – 92, Cali, Colombia o al correo electrónico administrativo@dropi.com.
La comunicación referida deberá contener todos los datos del peticionario que sean necesarios para efectos de garantizar la oportuna y efectiva respuesta, acompañada de una descripción precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de sus derechos.
Es de anotar que la solicitud de eliminación de los datos significará que los mismos no podrán ser accesibles para el desarrollo de las operaciones normales de la entidad, sin embargo, podrán mantenerse en sus archivos con fines estadísticos, históricos, atención de peticiones, quejas o reclamos presentados por el Titular o requerimiento de autoridades administrativas o judiciales en ejercicio de sus funciones.
VELOCES a través de su área de atención al cliente atenderá todas las peticiones, consultas, quejas y/o reclamos del Titular de la información, relacionadas con los derechos de los titulares de la información.
De conformidad con el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender una consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, bajo el entendido de que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
De conformidad con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable o Encargado del Tratamiento.
Ante VELOCES el reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a la entidad, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga ‘reclamo en trámite’, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, en caso de reclamos incompletos, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En el evento en que VELOCES no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
En todo caso, el término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
VELOCES asume que la información entregada por sus clientes, usuarios, solicitantes de servicios, funcionarios y proveedores es completa, actual y veraz, resultando de su entera responsabilidad cualquier disconformidad entre los datos entregados y la realidad.
Los Titulares de datos personales se encuentran comprometidos a notificarnos de cualquier cambio en la información suministrada a VELOCES CORP S.A.S por cualquier medio.
VELOCES, como Responsable del Tratamiento cumple con las siguientes obligaciones, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y/o en otras normas que rijan su actividad:
En el evento en que los responsables realicen la Transferencia o Transmisión internacional de Datos Personales, además de contar con la autorización expresa e inequívoca por parte del Titular, se asegurará de suscribir un contrato o acuerdo con el Responsable o Encargado del Tratamiento que se encuentre fuera del territorio nacional, y que el país al que sean transferidos o transmitidos los datos, proporcione los niveles adecuados de protección de datos, de acuerdo con la lista de países considerados como puertos seguros establecida por la Superintendencia de Industria y Comercio en su Circular Única.
VELOCES se reserva el derecho de modificar la presente política de privacidad en cualquier momento y de manera unilateral. Para el efecto realizará la publicación de un aviso en la plataforma con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia. En caso de no estar de acuerdo por razones válidas y que se constituyan en una justa causa con las nuevas políticas de manejo de la información personal, los Titulares de la información o sus representantes podrán solicitar a VELOCES el retiro de su información a través del medio
indicado anteriormente, sin embargo, no se podrá solicitar el retiro de los datos mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con VELOCES
Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del tratamiento de los datos personales que conforman las bases de datos de VELOCES y la presente declaración de privacidad estará sujeta a las normas de protección de datos personales establecidas en la República de Colombia y las autoridades administrativas o jurisdiccionales competentes para la resolución de cualquier inquietud, queja o demanda sobre las mismas serán las de la República de Colombia.
